Es liegt in der Verantwortung dieser Schulaufsichtsbehörden und der jeweiligen Schulleiter, die Versorgung der bayerischen Schülerinnen und Schüler mit Unterrichtsstunden zu gewährleisten. Dabei müssen die offiziellen Stundentafeln in Einklang gebracht werden mit den schulischen und fachlichen Qualifikationen der Lehrkräfte einerseits und den personellen Ressourcen andererseits. Zur Erfüllung dieser und weiterer wichtiger Aufgaben benötigen die Schulaufsichtsbehörden detaillierte quantitative Informationen über die Verhältnisse an den Schulen.

Darüber hinaus gibt es auch ein breites Interesse in der Öffentlichkeit und Wissenschaft, wie die umfangreiche Nachfrage nach statistischen Veröffentlichungen belegt. Zuletzt bestehen - wie in anderen Bereichen der amtlichen Statistik auch - überregionale, nationale und internationale Datenanforderungen mit dem Ziel, das bayerische Schulwesen im Vergleich mit den anderen 15 Bundesländern und das Schulwesen der Bundesrepublik Deutschland im internationalen Kontext darzustellen. Daraus resultiert ein hoher Daten- und Informationsbedarf.

Partnerschaftliche Datenerhebung
In der Schulstatistik werden jährlich im Herbst umfassende und stark differenzierte Angaben über Schulen, Schüler, Klassen sowie Lehrkräfte und deren Unterrichtsstunden im begonnenen Schuljahr sowie Abschlüsse und Schulabgänger des vergangenen Schuljahres erhoben. Erfasst werden jeweils alle öffentlichen und fast alle privaten Schulen des bayerischen Schulwesens. Wegen ihrer organisatorischen Anbindung an Volksschulen zur sonderpädagogischen Förderung werden die schulvorbereitenden Einrichtungen in die Erhebung mit einbezogen.

Die Daten werden an den Schulen durch die dort eingesetzten Schulverwaltungsprogramme erzeugt, für die allgemeinbildenden Schulen jeweils zum Stichtag 1. Oktober und für die beruflichen Schulen jeweils zum Stichtag 20. Oktober. Anschließend werden die erzeugten Datensätze via Internet an ein beim Landesamt eingerichtetes Schuldaten- Übermittlungsportal übertragen und von dort zur weiteren Aufbereitung an die verantwortlichen Stellen verteilt. In der Verantwortung des Landesamts für Statistik (LfStat) liegt der Bereich der Schul-, Klassen-, Schülerdaten sowie der Abgänger- und Absolventenangaben. Die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Kultusministerium, Regierungen und Schulämter) verfahren entsprechend mit den Lehrer- und Unterrichtsdaten.